Как организовывать файлы
Теория
Запомните три принципа:
-
Система организации должна быть динамической.
-
Организация вещей нужна только для того, чтобы облегчить их поиск.
-
Чем реже нужна вещь, тем большее время можно потратить на ее поиск.
Теперь подробнее. Система организации никогда не будет стабильна — у вас постоянно будут появляться вещи, которые вы не сможете определить ни в одну категорию существующей системы. Смиритесь с этим и изменяйте вашу систему постоянно.
Суть организации — в последующем упрощенном поиске, а не в самой организации. С одной стороны, было бы здорово, если бы каждый раз, когда у вас появлялась новая вещь, вы бы перестраивали всю систему, создавая новые категории и переопределяя в них существующие вещи. Но это заняло бы очень много времени и вряд ли принесло какую-либо практическую пользу окромя морального удовлетворения от повышения видимой организованности.
И последний принцип говорит о том, что время доступа к вещам в системе организации не должно быть постоянным. Компьютеры уже давно этим занимаются — операционные системы делают оптимизацию для уменьшения времени доступа к часто используемым файлам, жертвуя временем доступа к редко используемым файлам. Нельзя создать систему с постоянным временем доступа, поэтому пожертвуйте временем поиска редко используемых вещей ради быстрого доступа к часто используемым.
Практика
Мои основные рабочие папки — Рабочий стол и Документы. В них нет какой-то особой организации: на рабочем столе есть папка с черновиками заметок и еще несколько папок для текущих проектов (например, сейчас там лежат новые варианты дизайнов моих сайтов).
В папке Документы — несколько подпапок с исходниками программ, плюс еще несколько подпапок с проектами, над которыми я пока активно не работаю.
Где же «организация»? А вот она — папка Архив. Туда я складываю все, что не должно находиться в центре моего внимания. Например:
-
черновик release notes для Mémoires,
-
иконка Mahalo для Mahalo Widget,
-
пресс-релиз о выходе Mémoires 1.0,
-
скан загранпаспорта,
-
исходник программки с движущимся роботом,
-
Apple Universal Logo License Agreement,
-
аккорды Good Charlotte — Where Would We Be Now,
-
февральский выпуск газеты «Твой Мегафон» с моим интервью,
-
и т.д…
Большинство этих файлов сначала находились на Рабочем столе или в Документах.
Эти файлы и папки никак не организованы, они просто лежат внутри Архива. Когда я считаю, что архив стал уж очень жирным, я перемещаю его на внешний диск (он у нас подключен к Wi-Fi роутеру, поэтому никакой возни с проводами). После чего создаю новую папку Архив и начинаю с чистого листа.
Таким образом, если у меня появляется какой-то файл, который нужно где-то сохранить на будущее, я не думаю о системе, а просто кидаю его в Архив. Это почти не занимает времени.
Но папка Архив была бы просто мусоросбоником, если бы не вторая часть — быстрый поиск, для которого есть специальные программы. Если вы не пользуютесь программами для мгновенного поиска по файлам на дисках, то вы безнадежно отстали. Такие программы — ваш персональный Яндекс или Google. Вы ведь уже не пользуетесь каталогами сайтов, а ищете их в поисковике?
В Mac OS X и Windows Vista такой поиск встроен в операционную систему. Если вы пользуетесь Windows XP, скорее устанавливайте Google Desktop Search, Windows Desktop Search, либо Персональный поиск Яндекса, если Ubuntu или другим линуксом — Beagle.
Теперь, если мне надо найти какой-то файл, я просто нажимаю ^Space
и ввожу часть текста или названия файла.
Если же файл был «заархивинован» давно и находится на внешнем диске, я подключаюсь к ниму и ищу там. Все в соответствии с третьим принципом (чем реже нужна вещь, тем большее время можно потратить на ее поиск).
Как насчет остальных файлов, таких как MP3, изображения и т.п.? Их организацией я не занимаюсь вручную — это делают приложения (в скобках приведены аналоги для других систем):
-
iPhoto для фотографий (Windows — Picasa, Ubuntu — F-Spot или та же Picasa)
-
iTunes для музыки (Windows — тот же iTunes, Ubuntu — Rhythmbox)
-
Mail для почты, заметок и to-do (Windows — Outlook, Ubuntu — Evolution)
В iPhoto не обязательно создавать альбомы — при загрузке фотографий с фотоаппарата, он автоматически сортирует их по событиям (учитывая промежутки времени между съемками).
В iTunes не надо сортировать музыку по папкам — он сам сортирует их в соответствии с тегами в музыкальных файлах.
Итак, текущие проекты у меня хранятся в папках для «быстрого доступа»: Рабочий стол и Документы. Все остальное, что не нужно часто, определяется в Архив.
Кстати говоря, по тем же принципам у меня организованы ящики стола: верхний содержит текущие проекты (без какой-то особой организации, потому что в небольшом ящике вещи находятся очень просто), средний — архив бумаг, нижний — архив девайсов и проводов. Гости удивляются, когда видят содержимое нижнего ящика, и думают, что это куча хлама. В принципе, так оно и есть, но там лежит определенного типа хлам — тот, который мне нужен очень редко, который не надо организовывать и на поиск которого не жалко потратить определенное время. К примеру, я точно знаю, что там лежит провод-переходник для подключения iBook к монитору или проектору. Если мне однажды понадобится подключить iBook к монитору или проектору (что бывает раз в 25 лет), я смогу найти его среди этого «хлама».
А теперь перечитайте три принципа и попробуйте освободить себя от вечной проблемы организации вещей.
Отзывы, комментарии и дополнения принимаются по твиттеру и почте.