Теория

Запомните три принципа:

  1. Система организации должна быть динамической.

  2. Организация вещей нужна только для того, чтобы облегчить их поиск.

  3. Чем реже нужна вещь, тем большее время можно потратить на ее поиск.

Теперь подробнее. Система организации никогда не будет стабильна — у вас постоянно будут появляться вещи, которые вы не сможете определить ни в одну категорию существующей системы. Смиритесь с этим и изменяйте вашу систему постоянно.

Суть организации — в последующем упрощенном поиске, а не в самой организации. С одной стороны, было бы здорово, если бы каждый раз, когда у вас появлялась новая вещь, вы бы перестраивали всю систему, создавая новые категории и переопределяя в них существующие вещи. Но это заняло бы очень много времени и вряд ли принесло какую-либо практическую пользу окромя морального удовлетворения от повышения видимой организованности.

И последний принцип говорит о том, что время доступа к вещам в системе организации не должно быть постоянным. Компьютеры уже давно этим занимаются — операционные системы делают оптимизацию для уменьшения времени доступа к часто используемым файлам, жертвуя временем доступа к редко используемым файлам. Нельзя создать систему с постоянным временем доступа, поэтому пожертвуйте временем поиска редко используемых вещей ради быстрого доступа к часто используемым.

Практика

Мои основные рабочие папки — Рабочий стол и Документы. В них нет какой-то особой организации: на рабочем столе есть папка с черновиками заметок и еще несколько папок для текущих проектов (например, сейчас там лежат новые варианты дизайнов моих сайтов).

В папке Документы — несколько подпапок с исходниками программ, плюс еще несколько подпапок с проектами, над которыми я пока активно не работаю.

Папка Documents

Где же «организация»? А вот она — папка Архив. Туда я складываю все, что не должно находиться в центре моего внимания. Например:

Большинство этих файлов сначала находились на Рабочем столе или в Документах.

Эти файлы и папки никак не организованы, они просто лежат внутри Архива. Когда я считаю, что архив стал уж очень жирным, я перемещаю его на внешний диск (он у нас подключен к Wi-Fi роутеру, поэтому никакой возни с проводами). После чего создаю новую папку Архив и начинаю с чистого листа.

Таким образом, если у меня появляется какой-то файл, который нужно где-то сохранить на будущее, я не думаю о системе, а просто кидаю его в Архив. Это почти не занимает времени.

Но папка Архив была бы просто мусоросбоником, если бы не вторая часть — быстрый поиск, для которого есть специальные программы. Если вы не пользуютесь программами для мгновенного поиска по файлам на дисках, то вы безнадежно отстали. Такие программы — ваш персональный Яндекс или Google. Вы ведь уже не пользуетесь каталогами сайтов, а ищете их в поисковике?

В Mac OS X и Windows Vista такой поиск встроен в операционную систему. Если вы пользуетесь Windows XP, скорее устанавливайте Google Desktop Search, Windows Desktop Search, либо Персональный поиск Яндекса, если Ubuntu или другим линуксом — Beagle.

Теперь, если мне надо найти какой-то файл, я просто нажимаю ^Space и ввожу часть текста или названия файла.

Если же файл был «заархивинован» давно и находится на внешнем диске, я подключаюсь к ниму и ищу там. Все в соответствии с третьим принципом (чем реже нужна вещь, тем большее время можно потратить на ее поиск).

Как насчет остальных файлов, таких как MP3, изображения и т.п.? Их организацией я не занимаюсь вручную — это делают приложения (в скобках приведены аналоги для других систем):

  • iPhoto для фотографий (Windows — Picasa, Ubuntu — F-Spot или та же Picasa)

  • iTunes для музыки (Windows — тот же iTunes, Ubuntu — Rhythmbox)

  • Mail для почты, заметок и to-do (Windows — Outlook, Ubuntu — Evolution)

В iPhoto не обязательно создавать альбомы — при загрузке фотографий с фотоаппарата, он автоматически сортирует их по событиям (учитывая промежутки времени между съемками).

В iTunes не надо сортировать музыку по папкам — он сам сортирует их в соответствии с тегами в музыкальных файлах.

Итак, текущие проекты у меня хранятся в папках для «быстрого доступа»: Рабочий стол и Документы. Все остальное, что не нужно часто, определяется в Архив.

Кстати говоря, по тем же принципам у меня организованы ящики стола: верхний содержит текущие проекты (без какой-то особой организации, потому что в небольшом ящике вещи находятся очень просто), средний — архив бумаг, нижний — архив девайсов и проводов. Гости удивляются, когда видят содержимое нижнего ящика, и думают, что это куча хлама. В принципе, так оно и есть, но там лежит определенного типа хлам — тот, который мне нужен очень редко, который не надо организовывать и на поиск которого не жалко потратить определенное время. К примеру, я точно знаю, что там лежит провод-переходник для подключения iBook к монитору или проектору. Если мне однажды понадобится подключить iBook к монитору или проектору (что бывает раз в 25 лет), я смогу найти его среди этого «хлама».

А теперь перечитайте три принципа и попробуйте освободить себя от вечной проблемы организации вещей.

Отзывы, комментарии и дополнения принимаются по твиттеру и почте.